jurnalistik.co.id – Menjelang puncak musim libur, satu tugas yang sering tertinggal adalah menyiapkan balasan out-of-office (OOO). Pesan otomatis yang terdengar remeh ini ternyata bisa memengaruhi cara orang menilai profesionalitas Anda saat Anda sedang pergi.
BBC menyoroti bahwa ada sejumlah aturan praktis agar OOO tetap sopan, informatif, dan tidak memicu salah paham. Intinya, Anda perlu mengatur ekspektasi tanpa terjebak pada detail berlebihan—termasuk soal seberapa “pribadi” nada yang ingin ditampilkan.
Debretts, sebuah konsultan etiket, menyarankan agar balasan otomatis bersikap polite dan ringkas. Selain menyebutkan tanggal Anda akan kembali, Anda juga sebaiknya menyediakan titik kontak lain bila diperlukan.
Namun, yang harus dihindari adalah oversharing. Debretts menekankan untuk tidak memasukkan rincian spesifik rencana liburan, apalagi bentuk kebanggaan seperti menonjolkan kepemilikan rumah kedua atau hobi yang terlalu mahal.
Rupert Wesson, direktur, juga mengingatkan soal “virtue signalling” saat menjelaskan alasan Anda mengambil waktu off. Menurutnya, pernyataan yang terkesan “smug” atau seperti “trying too hard” bisa terasa mengganggu bagi orang yang sedang mengirim email sementara Anda tidak berada di kantor.
Wesson mencontohkan risikonya: ada kemungkinan pengirim justru merasa, “mengapa Anda menyinggung kualitas waktu bersama keluarga,” sementara mereka sendiri sedang bekerja keras saat menghubungi Anda. Meski terdengar hangat, penempatan kalimat seperti itu perlu dipikirkan konteksnya.
Ada pula bahaya yang sering luput, yaitu “under-communication”. Charlotte Davies, pakar karier di LinkedIn, menjelaskan bahwa orang bisa tidak tahu kapan harus mengharapkan balasan atau siapa yang bisa membantu selain Anda. Ketidakjelasan itu, menurutnya, memicu follow-up “just-in-case”.
Menurut Davies, OOO yang baik setidaknya melakukan dua hal: memberikan tanggal dan arahan yang jelas, sekaligus menunjuk kontak cadangan. Ia juga menyarankan agar Anda memberi pengarahan singkat kepada rekan yang menggantikan Anda sebelum pergi, terutama bila ada urusan penting yang perlu diteruskan.
Soal humor, BBC menekankan bahwa sentuhan personal memang bisa bekerja dalam budaya tim yang informal. Tetapi, tidak semua lelucon cocok untuk konteks email, karena nada yang terlalu “glib” atau sarkastik bisa berbalik menjadi masalah.
Paul Fitzsimmons, kepala penjualan dan pemasaran di firma hukum Wilford Smith, memberi contoh gaya OOO yang ia nilai berisiko. Ia menyebut contoh seperti: “’I’m currently out of the office pretending this company doesn’t exist’… ‘If it’s urgent, call someone who cares’… ‘Emails received while I’m away will be deleted unread,’”.
Berita Terkait
Fitzsimmons tidak sendirian dalam kekhawatiran itu. Adam Murfet, 41, menambahkan bahwa ia pernah melihat seorang kolega kehilangan kesepakatan karena lelucon di OOO menyinggung seorang klien. Meski humor dapat membuat pesan terasa berbeda, ia tetap menuntut kehati-hatian ekstra.
Untuk menilai apakah humor Anda akan “mendarat” dengan baik, Murfet menyarankan patokan sederhana: “Always ask, would you put the same thing in an email?”. Ia menekankan bahwa apa pun yang Anda kirim akan dibaca dan orang akan menilainya berdasarkan isi pesan tersebut.
Di sisi lain, banyak orang merasa perlu menegaskan bahwa mereka tidak akan mengecek email selama cuti. Tetapi komentar semacam “limited access to email” dapat mengundang orang untuk tetap menghubungi Anda seolah Anda masih bekerja. Wesson menyarankan jika memang Anda perlu mengecek, nyatakan dengan jelas bahwa Anda “I will be periodically checking emails,” agar ekspektasi lebih terukur.
Davies menambahkan, jika Anda benar-benar ingin libur yang utuh, sebutkan secara tegas. Ia menyarankan kalimat seperti “I won’t be checking emails during this time”.
BBC juga mengingatkan konteks hukum yang relevan: “Remember, in the UK you have a legal right to uninterrupted annual leave unless your contract says otherwise.” Kalimat ini menegaskan bahwa OOO yang rapi bukan sekadar gaya komunikasi, melainkan perlindungan ekspektasi profesional yang sah.
Dalam praktiknya, ada beberapa prinsip penulisan yang mudah dipraktikkan. Mulailah dengan sapaan dan ucapan terima kasih, misalnya “Thank you for your email,” alih-alih langsung menulis, “I’m on annual leave”.
Anda juga perlu menyebut tanggal kembali yang spesifik, serta memastikan kontak cadangan benar dan dapat dihubungi. Jika Anda menggunakan Outlook, Davies menekankan pentingnya mengatur baik kontak internal maupun eksternal agar balasan otomatis tidak “bolong” di sisi penerima tertentu.
Selain itu, jangan membuat janji balasan instan. Fitzsimmons dan Davies sepakat bahwa menumpuk email setelah kembali adalah hal normal, sehingga lebih aman jika Anda menjanjikan respons “within a few days” daripada memberi kesan Anda akan merespons tepat waktu pada hari yang sama.
Terakhir, jangan lupa memperbarui status OOO setelah masa libur berakhir. Pesan otomatis yang tetap aktif saat Anda sudah kembali bisa terlihat tidak terkoordinasi dan menurunkan kepercayaan pengirim.
Dengan pendekatan yang jelas—polite, ringkas, tidak oversharing, memberi tanggal dan cadangan kontak, serta bijak terhadap humor—balasan out-of-office tidak hanya membantu orang tahu langkah berikutnya. Lebih dari itu, pesan Anda juga menjadi sinyal etika profesional saat Anda sedang tidak berada di kantor.
